Elämänkokoiset juhlat ja tapahtumat

Tapahtumatuottaja saa juhlasi soimaan!

Suunnitteletko ensi vuodeksi yrityksenne tapahtumia? Lue mitä hyvä tapahtumatuottaja tekee – ja miksi hän säästää aikaa, rahaa ja hermoja. Kiinnitä oikea kapellimestari ja välty riitasoinnuilta!

Vuosijuhlan sävellys on suuri työ. Suunnittelu on hyvä aloittaa hyvissä ajoin, yleensä useita kuukausia tai jopa vuotta aiemmin. Monissa yrityksissä havahdutaan siihen, että gaalajuhlan tai kokonaisen juhlavuoden ohjelman järjestäminen on suuri haaste, josta kukaan organisaatiossa ei voikaan ottaa kokonaisvastuuta oman päivätyön ohella.

Kokemus ja luovuus ovat valttia. Tapahtuman tuottaminen on luovaa ratkaisukykyä vaativa työ, johon tarvitaan kokemusta, jotta vältytään virheiltä ja saadaan kaikki irti usein kalliista satsauksesta. Yksikään tilaisuus ei ole samanlainen ja siksi kokemus on tässä työssä valttia. Silloin hyvä tuottaja tiimeineen voi pelastaa pulasta.

Esimerkiksi suosittujen esiintyjien kiinnittäminen vie aikaa. Todennäköisempää on, että hyvä tuottaja, jolla on laajat kontaktit, saa varmemmin kiinnitettyä halutut esiintyjät. Lisäksi suurenluokan artistien esiintymisiin liittyy kosolti yksityiskohtia, joista kokenut tuottaja on jo valmiiksi perillä, ja vältytään kiusallisilta kömmähdyksiltä. On hyvä tietää millaisia lavatilavaatimuksia esiintyjällä tai esiintyjäryhmillä on.  Tilaisuuteen varattuun tilaan ei ehkä ole mahdollista edes ajatella suurta esiintyjäryhmää.

Stressaantunut markkinointiosasto on saattanut tehdä juhlasuunnittelun pohjalta toimimattomia varauksia, jotka pahimmillaan joudutaan perumaan tai muuttamaan. Silloin on jo turhaan käytetty työvoimaresursseja.

Jokainen tapahtuma on järjestäjälleen tärkeä tilaisuus ja herättää tietysti monenlaisia intohimoja, joiden ristipaineeseen yhteisön tai yrityksen vastuuhenkilö saattaa joutua. On kuitenkin hyvä muistaa, että satsaus on aina jollain tasolla yrityksen markkinointia ja siksi sillä tulee saavuttaa muutakin kuin viihtymistä.

Vähimmillään tapahtuma tuottaa myönteisen muistijäljen elämyksen tarjoajasta. Jokaiselle vähän jotain ei saa tarkoittaa ”sillisalaattia” vaan hyvin mietittyä kokonaisuutta, jossa jokaiselle asialle on oma aikansa ja paikkansa. Parhaimmillaan tilaisuus on tapahtumamarkkinointia, joka lisää järjestäjätahon imagomyönteisyyttä ja myyntiä.

Sijoita ruokaan ja ohjelmaan! Tapahtumatuottajan tärkeä tehtävä on osata sanoa myös ei epärealistisille toiveille. Hän kertoo mistä kannattaa säästää ja mistä ei. Hyvä ruoka, ohjelma ja tunnelma muistetaan. Kristallikruunut eivät auta, jos tarjolla on esimerkiksi muuhun tilaisuuden tarjontaan sopimatonta suuhunpantavaa tai määrä on mitoitettu väärin.

Edullisesta ja karustakin tilasta saa viihtyisän ammattilaisen tekemällä valaisu- ja kalustesuunnitelmalla eli taidokkaalla stailauksella. Esiintyjät kannattaa valita tarkasti ajatellen tilaisuuden kuulijoita. Stand Up ei sovi jokaisen tilaisuuden kevennykseen, vaikka joihinkin se sopii kuin ”nenä päähän” tunnelman laukaisijaksi. Hyvällä tapahtumatuottajalla on myös dramaturgian tajua. Hän osaa rakentaa esim. seminaaripäivän ohjelman niin, että tärkeän opin ja informaation oheen on sopivasti sijoitettu ja aikataulutettu virkistystä, joka auttaa jaksamaan ja sisäistämään opittua paremmin.

Katse yksityiskohtiin ja yhteissointiin! Kun juhlan teema ja tunnelma on päätetty, tekee tapahtumatuottaja sovitun budjetin raameissa ehdotuksen. Siihen ovat vaikuttaneet kaikki ne seikat, mitä tuottaja on saanut ja tarvittaessa ottanut selvää tilaisuuden järjestäjästä. Asiakas ei aina osaa kertoa kaikista sellaisista asioista, joilla saattaa olla merkitystä tilaisuuden suunnittelun kannalta. Hyvä tapahtumatuottaja pitää huolen siitä, että kaikki ne asiat ja yksityiskohdat ovat selvillä, joilla on tilaisuuden onnistumista ja sanomaa ajatellen merkitystä.

Tapahtuman tai juhlan suurten linjojen on oltava selkeät ja pientenkin yksityiskohtien on kestettävä tarkastelua. Tilat, artistit, tarjoilut, tapahtumatekniikka, koristelut – kaikkien nyanssien tulee soida yhteen, kuten korkeatasoisessa orkesterissa.

Tarkka käsikirjoitus takaa hauskat juhlat. Hyvin onnistunut tapahtuma, kuten suuri vuosijuhla, ei ole koskaan sattumaa, vaan tarkan prosessin ja käsikirjoituksen tulos. Yksityiskohtana voi heittää tipin, että jos haluat yleisön huomion, sijoita tärkein asia alkuun – silloin ihmiset jaksavat keskittyä parhaiten. Toisaalta joskus nk. ”suurta kalaa” tai yllätystä kannattaa pidättää pidemmälle ohjelmassa, jotta keskittyminen pidetään yllä. Näistä syistä näkemys sekä tyyli- ja dramaturgian taju ovat tapahtumatuottajan tärkeimpiä ominaisuuksia.

Parhaat tekijät oikeaan rooliin! Kun isot raamit on tehty ja oikeat toimijat valittu, on aika perehdyttää heidät tehtäviinsä. Tapahtumatuottaja tekee aikataulun, jossa esiintyjät, valaisijat, ääniteknikot, kuljettajat, tarjoilijat ja vahtimestarit, kaikki tietävät tehtävänsä. Kun roolit on jaettu oikein ja tekijät perehdytetty, tuottaja on parhaimmillaan luonut ilmapiirin, jossa jokainen toimii yhteen. Kun odottamattomaankin varaudutaan jollain tasolla – ei ole katastrofi, jos joku vaikka sairastuu.

Sovitusta, viritystä ja uskon puhallusta! Asiakkaan on voitava luottaa, että tapahtuma on turvassa. Säveltäjäkin korjaa teostaan ja joutuu sovittamaan sitä uudestaan.  Kun unelma-artisti sairastuu tai juhlatilaan tulee vesivahinko, täytyy tapahtumatuottajan puhaltaa uskoa epätoivon hetkiin. Kaikesta selvitään, kun ei halvauduta. Hyvässäkin toimintasuunnitemassa on usein jotain pientä viilattavaa vielä viime hetkellä.  Jos esim. brändinväriset pöytähuput muuttuvat suunnitellussa valaistuksessa väärän värisiksi – asialle voidaan vielä tehdä jotain, kun asiat on aikataulutettu siten, että myös viime käden muutoksille on annettu oma aikansa. Iso tapahtuma on H-hetkeen asti jossain määrin muutosprosessissa, koska kyseessä on luova tapahtuma. Siksi puikoissa kannattaa olla kokenut ”kippari”, joka tarvittaessa osaa luotsata laivan satamaan. Näistä syistä kokeneen ja näkemyksiä omaavan tapahtumatuottajan palkkaaminen on aina järjestäjän etu.

Summa summarum, tuottajan työ on asiakaspalvelutyötä parhaimmillaan. Siksi työ stressaavuudessaankin on mielenkiintoista ja palkitsevaa. Tunnen henkilökohtaisesti suurta iloa tuottaessani asiakkaalleni korkeatasoisen elämyksen, josta asiakkaani saa omilta asiakkailtaan kiitosta esimerkiksi sanoin ”Tilaisuutenne oli rennon tyylikäs kokonaisuus”.

Minna Pentti
Tuottaja ja toimitusjohtaja
Fantastico Production Oy Ltd

Onnistuimmeko? Lue asiakkaidemme suosituksia tästä.